Code de conduite des fournisseurs

Ce Code de conduite des fournisseurs (« Code ») a pour objectif d’établir des normes éthiques, sociales, professionnelles et environnementales que tous les fournisseurs doivent respecter dans le cadre de leur engagement avec Solotech.

Le Code s’applique à tous les fournisseurs de biens ou services, incluant sans limitation, les entrepreneurs, les consultants, les conseillers, les pigistes, les sous-traitants ainsi que leurs employés participant à la fourniture de biens ou services pour Solotech, qu’ils soient ou non liés par une entente écrite avec Solotech (collectivement, les « Fournisseurs »).

Les Fournisseurs sont tenus d’appliquer les principes énoncés par ce Code dans toutes leurs activités avec Solotech, incluant ses filiales, et doivent se conformer à toutes les lois et à tous les règlements en vigueur dans chaque pays où ils exercent leurs activités. Ils doivent également s’assurer que leurs employés comprennent et respectent ces engagements en leur fournissant l’information et la formation nécessaires.

Solotech s’engage à fournir un lieu de travail sain et sécuritaire à ses employés et demande à tous ses Fournisseurs de participer activement à cet effort. Tous les Fournisseurs doivent respecter les protocoles et politiques de santé et sécurité de Solotech, ainsi que ceux des clients ou partenaires de Solotech lorsqu’ils se trouvent sur leurs sites, en plus de se conformer à toutes les lois, règlements ou normes applicables en matière de santé et sécurité.

Les Fournisseurs doivent s’assurer que chacun de leurs employés soient en tout temps aptes au travail et n’aient pas les facultés affaiblies dans l’exercice de leurs fonctions pour Solotech.

Le respect et la dignité sont exigés dans toutes les interactions provenant des Fournisseurs. Tout comportement irrespectueux, discriminatoire ou déloyal sera considéré comme un manquement aux attentes. Les Fournisseurs doivent agir avec diligence et compétence, au meilleur de leurs capacités afin de d’adhérer aux plus hauts standards et de protéger les intérêts de Solotech.

Solotech tient à offrir un milieu de travail sain, exempt de toute forme de violence et de harcèlement. Tout comportement portant atteinte à la dignité d’une personne ou créant un climat d’intimidation, d’hostilité ou d’exclusion est interdit et pourrait mener à la résiliation de l’engagement du Fournisseur.

Cela inclut, sans s’y limiter, les abus verbaux ou physiques, l’intimidation, la discrimination et toute forme de harcèlement. Le harcèlement peut prendre de nombreuses formes, telles que le harcèlement sexuel, verbal, physique, psychologique, émotionnel ou tout autre type de harcèlement.

Solotech s’engage à favoriser un lieu de travail inclusif où tous les employés ont des chances égales de réussir. À cette fin, nous veillons à ce que nos pratiques en matière d’emploi soient exemptes de toute discrimination et favorisent l’égalité. Tous nos Fournisseurs doivent faire de même en offrant à leurs employés une rémunération équitable et l’égalité dans l’accès à l’emploi.

2.5.1. Principe général

Les Fournisseurs doivent éviter les conflits d’intérêts ou les situations ayant l’apparence d’un conflit d’intérêts lors de leurs interactions avec tout tiers et avec Solotech. Tout conflit d’intérêt potentiel ou apparence de conflit d’intérêts doit être divulgué à Solotech.

2.5.2. Cadeaux ou autres avantages

Les Fournisseurs ne doivent pas offrir de cadeaux, de faveurs ou d’autres avantages si cela pourrait être perçu comme une tentative d’influencer les décisions ou agissements des employés de Solotech. Les cadeaux d’une valeur non substantielle et non destinés à influencer des décisions (par exemple, repas, invitation à un événement ou cadeau de nature promotionnelle), sont généralement acceptables. Toutefois, si Solotech négocie un contrat avec un Fournisseur ou si le Fournisseur participe à un processus d’appel d’offres initié par Solotech aucun cadeau, faveur ou autre avantage ne doit être offert pendant la durée du processus.

Le maintien d’une apparence professionnelle est très important et contribue à l’image professionnelle de Solotech. Tous les Fournisseurs agissant au nom de Solotech doivent maintenir une hygiène personnelle appropriée et veiller à ce que leurs vêtements soient soignés, propres et adaptés à l’environnement de travail.

Les Fournisseurs doivent protéger et traiter les informations confidentielles de Solotech (incluant les renseignements personnels) avec le plus grand soin et conformément aux politiques de Solotech et aux lois applicables. L’accès aux informations confidentielles doit être limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Il est interdit de divulguer des informations confidentielles à des personnes non autorisées. Cette obligation se poursuit après la fin de l’engagement de tout Fournisseur.

Lorsqu’applicable, les Fournisseurs doivent également mettre en place des mesures de cybersécurité appropriées afin de prévenir tout accès non autorisé, perte, altération ou vol de données. Cela inclut l’utilisation de systèmes sécurisés, le chiffrement des données sensibles, la mise en œuvre de contrôles d’accès robustes, ainsi que l’application régulière des mises à jour de sécurité. Toute vulnérabilité ou menace identifiée susceptible d’affecter la sécurité des informations de Solotech doit être signalée sans délai.

En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels ou de suspicion d’incident, un signalement doit être fait immédiatement au Responsable de la protection des données de Solotech (privacyofficer@solotech.com).

La propriété intellectuelle est un actif essentiel de Solotech et comprend notamment les inventions, les dessins et modèles, les marques déposées, les marques commerciales et les procédés exclusifs. La protection de notre propriété intellectuelle est essentielle pour maintenir notre avantage concurrentiel et favoriser l’innovation. Les Fournisseurs doivent respecter les droits de propriété intellectuelles de Solotech ainsi que de tout tiers.

Solotech maintient une politique de tolérance zéro envers la corruption et l’échange de pots-de-vin sous toutes leurs formes. Les Fournisseurs doivent mener leurs activités avec intégrité et ne doivent jamais offrir, solliciter ou accepter une quelconque forme de pot-de-vin ou de paiement inapproprié, de la part de toute personne, organisation ou fonctionnaire public, pour obtenir un avantage injuste ou influencer une décision commerciale.

L’esclavage moderne englobe diverses formes, y compris le travail forcé, le travail des enfants, la traite des personnes et d’autres formes d’exploitation contemporaine, souvent impliquant des violations des droits humains fondamentaux. Solotech requiert de tous ses Fournisseurs qu’ils fassent preuve de diligence raisonnable afin de prévenir tout risque d’esclavage moderne dans leur chaine d’approvisionnement et qu’ils s’engagent à respecter les droits fondamentaux de tous les individus, y compris le droit de travailler sans forme de coercition, d’exploitation et à maintenir des normes élevées de conduite éthique, de responsabilité, de transparence et de respect des droits humains.

Les Fournisseurs doivent respecter l’ensemble des lois, politiques et règlements applicables aux importations et exportations, y compris les sanctions et embargos. Ils sont également responsables d’obtenir toutes les autorisations nécessaires à l’importation et à l’exportation de biens et de services, lorsqu’applicable.

En tant que Fournisseur, vous jouez un rôle crucial dans la réponse aux défis environnementaux et aux attentes croissantes en matière de durabilité. Solotech attend de ses Fournisseurs qu’ils soutiennent activement l’engagement de Solotech envers la durabilité en contribuant à réduire son empreinte écologique, notamment en optimisant l’utilisation des ressources, en limitant les déchets et en favorisant des pratiques éco-responsables.

Sur le plan social, les Fournisseurs doivent garantir un environnement de travail sécuritaire et inclusif, promouvoir la diversité et respecter les normes internationales en matière de droits de l’homme et de conditions de travail.

Solotech encourage ses Fournisseurs à intégrer les principes environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) dans leurs pratiques quotidiennes, en assurant transparence, conformité éthique et lutte contre la corruption.

Tout Fournisseur témoin de tout comportement non éthique, inconduite ou violation de ce Code est fortement encouragé à signaler la situation en fournissant les informations pertinentes via le système de signalement de Solotech :

• Visitez ClearView Connects; ou
• Pour le Canada et les États-Unis, appelez : 1-866-805-2852.
• Pour le Royaume-Uni et l’Europe, appelez : 0330 808 4790.

Les Fournisseurs peuvent choisir d’effectuer un signalement de manière anonyme.

Le respect des principes énoncés dans ce Code est obligatoire pour tout Fournisseur en tant que condition de leur engagement avec Solotech. Le Code sera révisé périodiquement pour s’assurer qu’il reste pertinent et aligné avec les lois applicables, les normes de l’industrie et l’évolution de notre entreprise.