Politiques de confidentialité
Amérique du Nord

La présente Politique a pour objet de décrire quels renseignements personnels sont recueillis auprès de nos clients, candidats à un emploi, employés, anciens employés, actionnaires, fournisseurs de services, professionnels, fournisseurs, entrepreneurs, sous-traitants et personnes qui visitent le Site Web, ainsi que la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, protégeons et conservons leurs renseignements personnels.

Lorsqu’il est utilisé dans la présente Politique, le terme « renseignements personnels » a le sens qui lui est attribué par la législation qui vous est applicable. Par exemple, pour les résidents du Canada, un renseignement personnel s’entend de tout renseignement qui permet, directement ou indirectement, d’identifier une personne.

Nous pouvons recueillir, utiliser, conserver et transférer différents types de renseignements personnels à votre sujet, que nous avons regroupés dans les catégories suivantes :

• Données d’identité : comprennent le prénom, le nom de famille, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, le titre, la date de naissance et le genre.
• Données de contact : comprennent l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, l’adresse courriel et le numéro de téléphone.
• Données financières : comprennent les renseignements relatifs au compte bancaire et à la carte de paiement.
• Données de transaction : comprennent des détails sur les paiements effectués vers vous et par vous, ainsi que d’autres détails sur les produits et services que vous avez achetés auprès de nous.
• Données techniques : comprennent l’adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version de votre navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions des modules d’extension du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, ainsi que les autres technologies des appareils que vous utilisez pour accéder au présent Site Web.
• Données de profil : comprennent votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, les achats ou commandes que vous avez effectués, vos centres d’intérêt, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux sondages.
• Données d’utilisation : comprennent des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre Site Web, nos produits et nos services.
• Données de marketing et de communication : comprennent vos préférences quant à la réception de communications marketing de notre part et vos préférences de communication.

La protection de la vie privée des personnes âgées de moins de 14 ans revêt une importance particulière. Pour cette raison, nous ne recueillons ni ne conservons jamais de renseignements provenant de personnes que nous savons réellement être âgées de moins de 14 ans, et aucune partie de nos services n’est conçue pour attirer une personne de moins de 14 ans. Si une personne âgée de moins de 14 ans nous a transmis des renseignements personnels, nous demandons à l’un de ses parents ou à son tuteur de communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’il souhaite que nous cessions de traiter ces renseignements et que nous les supprimions de notre base de données; nous déploierons alors tous les efforts raisonnables pour ce faire.

• Renseignements que nous recueillons directement auprès de vous. Nous recueillons des renseignements à votre sujet que vous nous fournissez volontairement. Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre, nous recueillons votre nom et votre adresse courriel. Lorsque vous concluez un contrat avec nous pour recevoir nos services, nous pouvons en outre recueillir votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise, votre adresse postale et votre adresse courriel. Nous pouvons également recueillir les renseignements relatifs à votre carte de crédit afin de traiter le paiement. Lorsque vous posez votre candidature à un poste chez Solotech ou lorsque nous vous embauchons, nous, ou nos partenaires de traitement, recueillerons vos coordonnées, y compris votre date de naissance, votre adresse et vos adresses antérieures, ainsi que vos antécédents professionnels et scolaires.
• Renseignements que nous recueillons auprès de tiers. Nous recueillons des renseignements à votre sujet auprès de tiers, notamment le contenu que vous publiez ou les interactions que vous avez sur les réseaux sociaux où nous maintenons des pages d’entreprise, comme Facebook et LinkedIn. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès d’agences d’évaluation du crédit afin d’évaluer votre admissibilité aux produits et services demandés.
• Renseignements que nous recueillons automatiquement. Nous recueillons automatiquement des données techniques à votre sujet lorsque vous utilisez nos Sites Web. Nous recueillons ces renseignements personnels au moyen de témoins et d’autres technologies similaires. Lorsque vous recevez un courriel de notre part, nous pouvons également recueillir le fait que vous avez ouvert ou non ce courriel. Nous pouvons combiner ces renseignements avec d’autres renseignements que nous avons recueillis à votre sujet, y compris, le cas échéant, votre nom et d’autres renseignements personnels.
• Renseignements que nous recueillons au moyen des technologies présentes dans nos établissements. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de divers types de technologies utilisées dans nos bureaux. Celles-ci peuvent comprendre la vidéosurveillance à l’intérieur de nos bureaux et dans les zones avoisinantes.

Au moment de la collecte ou avant celle-ci, nous informons les personnes des fins auxquelles leurs renseignements personnels sont recueillis, des moyens de collecte et des droits dont elles disposent en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque la loi applicable l’exige, nous indiquons tout renseignement personnel considéré comme sensible et obtenons un consentement exprès à sa collecte, à son utilisation ou à sa communication.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels principalement avec votre consentement, sauf lorsque la loi applicable le permet ou l’exige autrement. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon la sensibilité des renseignements et les attentes raisonnables en matière de vie privée dans les circonstances.

Dans certains cas, nous pouvons traiter des renseignements personnels sans consentement lorsque la loi le permet, notamment pour respecter des obligations légales, pour prévenir la fraude ou tel qu’autrement autorisé par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Nous présentons ci-dessous, sous forme de tableau, des exemples de la manière dont nous prévoyons utiliser vos renseignements personnels. Veuillez noter que nous pouvons traiter vos renseignements personnels à plus d’une fin, selon les circonstances.

Utilisation des renseignements personnels à des fins de marketing

Nous pouvons utiliser vos données d’identité, de contact, techniques, d’utilisation et de profil pour nous faire une idée de ce que vous pourriez vouloir ou de ce dont vous pourriez avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous déterminons quels produits, services et offres pourraient être pertinents pour vous (c’est ce que nous appelons le marketing!).

Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous nous avez demandé des renseignements ou si vous nous avez acheté des biens ou des services et que vous n’avez pas refusé de recevoir ce type de marketing. Nous nous efforçons de vous offrir des choix concernant l’utilisation de vos renseignements personnels, en particulier en ce qui a trait au marketing et à la publicité. Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages électroniques commerciaux de notre part, veuillez-nous en informer en suivant les directives de désabonnement fournies dans chaque message électronique commercial que nous envoyons, ou vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse marketing@solotech.com.

Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser à une autre fin et que cette fin est compatible avec la fin initiale.

Si nous devons utiliser vos renseignements personnels à une fin non liée, nous vous en aviserons afin d’obtenir votre consentement, à moins que les lois applicables ne nous obligent ou ne nous permettent d’utiliser vos renseignements personnels à cette fin non liée sans autre avis.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement, dans le respect des règles ci-dessus, lorsque la loi l’exige ou le permet.

Nous et nos fournisseurs de services tiers utilisons des témoins et d’autres mécanismes de suivi pour suivre les renseignements relatifs à votre utilisation de notre Site Web. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse tous les témoins ou certains d’entre eux, ou pour qu’il vous avertisse lorsque des sites Web installent des témoins ou y accèdent. Si vous désactivez ou refusez les témoins, veuillez noter que certaines parties du présent Site Web pourraient devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour de plus amples renseignements sur les témoins que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique relative aux témoins.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au sein de notre groupe de sociétés ou à nos fournisseurs de services aux fins décrites dans la présente Politique et conformément à la loi applicable. Nous ne vendons vos renseignements personnels à aucune autre organisation ou personne, sauf en cas de vente ou de transfert de la totalité ou d’une partie de notre entreprise.

Plus précisément, nous pouvons communiquer des renseignements personnels comme suit :

Sociétés affiliées. Nous pouvons communiquer les renseignements que nous recueillons à votre sujet à nos sociétés affiliées aux fins décrites dans la présente Politique; toutefois, si nous le faisons, leur utilisation et leur communication de vos renseignements personnels seront assujetties à la présente Politique.

Fournisseurs de services. Nous pouvons communiquer les renseignements que nous recueillons à votre sujet à des fournisseurs, fournisseurs de services, entrepreneurs, sous-traitants ou mandataires tiers qui nous aident à exploiter notre entreprise, comme les sites d’emploi en ligne, les sociétés d’hébergement de sites Web et les fournisseurs de services de messagerie.

Transferts d’entreprise. Nous pouvons décider de vendre ou de transférer la totalité ou une partie de notre entreprise à une société liée ou à un tiers, de fusionner avec une autre entité, d’assurer ou de structurer le financement de nos actifs, ou de réaliser une autre forme d’opération sociale ou de financement. Si vos renseignements personnels sont requis dans le cadre d’une telle opération, nous respecterons les exigences légales relatives à la communication de renseignements personnels pendant et après la réalisation de l’opération. Tout tiers auquel nous transférons ou vendons nos actifs ou nos actions aura le droit de continuer à utiliser vos renseignements personnels, à condition qu’il se conforme aux lois applicables en matière de protection des données et à la présente Politique.

En réponse à des procédures judiciaires. Nous pouvons également communiquer les renseignements que nous recueillons auprès de vous afin de nous conformer aux lois applicables, à une procédure judiciaire, à une ordonnance d’un tribunal ou à un autre processus légal, par exemple en réponse à une assignation à comparaître.

Pour nous protéger et protéger autrui. Nous pouvons également communiquer les renseignements que nous recueillons auprès de vous lorsque nous estimons nécessaire d’enquêter sur des activités illégales, de les prévenir ou de prendre des mesures à leur égard, ainsi qu’en cas de fraude présumée, de situations comportant des menaces potentielles à la sécurité d’une personne, de violations de notre entente avec vous ou de la présente Politique, ou à titre de preuve dans un litige impliquant Solotech.

Renseignements agrégés et anonymisés. Nous pouvons communiquer des renseignements agrégés ou anonymes à des tiers à des fins de marketing, de publicité, de recherche ou à des fins similaires. Les renseignements agrégés et anonymisés sont des renseignements qui ne peuvent raisonnablement être utilisés pour vous identifier, directement ou indirectement.

Avec votre consentement. Outre les fins énumérées ci-dessus, nous pouvons, avec votre consentement exprès le cas échéant, communiquer ou divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur de notre groupe de sociétés, conformément à la loi applicable.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos renseignements personnels et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services tiers d’utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins et nous leur permettons uniquement de traiter vos renseignements personnels à des fins précises et conformément à nos instructions.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au sein de notre groupe de sociétés conformément à la présente Politique. Nous pouvons également sous-traiter le traitement de vos renseignements personnels à des fournisseurs de services situés au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Europe, ou autrement leur communiquer vos renseignements personnels. Chaque fois que nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur du pays où ils ont été recueillis, nous veillons à ce que des mesures de protection appropriées soient mises en place conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Lorsque des renseignements personnels sont stockés ou utilisés à l’extérieur de la juridiction où ils ont été initialement recueillis, ces renseignements personnels seront assujettis au droit de la juridiction dans laquelle ils sont utilisés, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication des renseignements au gouvernement, aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi de cette juridiction.

Lorsque la loi applicable l’exige, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ou au transfert) afin d’évaluer les risques associés à de tels transferts et de mettre en place des mesures de protection appropriées afin de garantir que vos renseignements personnels bénéficient d’un niveau de protection comparable à celui exigé par les lois de votre juridiction.

Veuillez communiquer avec nous si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur le mécanisme précis que nous utilisons lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur du pays où ils ont été recueillis.

Nos sites Web peuvent contenir des liens vers des sites Web de tiers, comme des sites d’emploi en ligne. Tout accès à de tels sites Web liés et toute utilisation de ceux-ci ne sont pas régis par la présente Politique, mais plutôt par les politiques de confidentialité de ces sites Web tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites Web tiers en matière de renseignements.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la loi l’exige ou le permet autrement. Une fois qu’ils ne sont plus requis, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés (de sorte qu’ils ne permettent plus de vous identifier).

Pour déterminer la période de conservation appropriée des renseignements personnels, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des renseignements personnels, du risque potentiel de préjudice découlant d’une utilisation ou d’une communication non autorisée de vos renseignements personnels, des fins auxquelles nous traitons vos renseignements personnels et de la possibilité d’atteindre ces fins par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

Veuillez noter que si vos renseignements personnels sont recueillis par un tiers, ils seront conservés conformément aux politiques de confidentialité et aux exigences de conservation des documents de ce tiers.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos renseignements personnels soient perdus accidentellement, utilisés ou consultés de manière non autorisée, modifiés ou divulgués, comme il est indiqué ci-dessous. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives et électroniques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la distribution et du format des renseignements personnels, ainsi que des méthodes de stockage, et comprennent notamment les suivantes :

• Pare-feu. Nous veillons à ce que les connexions entre nos systèmes internes et Internet soient protégées par des pares-feux.
• Nous veillons à ce que tout renseignement personnel en transit soit chiffré selon les normes de l’industrie.
• Surveillance. Nous surveillons nos systèmes afin de détecter les vulnérabilités et les signes d’attaque et nous effectuons des tests d’intrusion chaque année afin d’évaluer la robustesse de nos défenses.
• Vérification de l’identité. Avant de divulguer vos renseignements personnels en réponse à un appel téléphonique ou à une demande par courriel, nous vous demandons une preuve d’identité afin de nous assurer de ne pas fournir vos renseignements personnels à quelqu’un d’autre.
• Mesures de sécurité générales. Nous appliquons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales relativement à la collecte, au stockage et à la communication des renseignements personnels. Nous utilisons également des contrôles d’accès physiques.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la protection des renseignements personnels et nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une atteinte lorsque la loi nous oblige à le faire.

De plus, vos renseignements personnels sont protégés par mot de passe et nous limitons l’accès à vos renseignements personnels ainsi qu’à tout matériel et donnée sensibles aux employés, mandataires, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin professionnel d’y accéder, de sorte qu’ils ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions. Ils sont également soumis à des obligations de confidentialité.

Nous exigeons également de tous les employés qu’ils suivent une formation sur la protection des données afin qu’ils soient conscients de leurs obligations en la matière et qu’ils veillent à ce que les renseignements personnels (y compris tout matériel et donnée sensibles) soient traités de manière appropriée et sécuritaire.

Dans certaines circonstances et selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits prévus par les lois sur la protection des données à l’égard de vos renseignements personnels. Ces droits peuvent comprendre les suivants :

Demander l’accès à vos renseignements personnels. Cela vous permet de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet (sous réserve de certaines restrictions).

Demander la correction de vos renseignements personnels. Cela vous permet de faire corriger tout renseignement incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions avoir à vérifier l’exactitude des nouveaux renseignements que vous nous fournissez.

Demander l’effacement de vos renseignements personnels. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des renseignements personnels lorsqu’il n’existe aucune raison valable de continuer à les traiter ou lorsque nous sommes tenus d’effacer vos renseignements personnels pour nous conformer au droit local. Veuillez toutefois noter qu’il ne s’agit pas d’un droit absolu, car nous pouvons avoir des motifs légaux ou légitimes de conserver vos renseignements personnels.

Demander le transfert de vos renseignements personnels. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers de votre choix, vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux renseignements automatisés que vous avez initialement consenti à ce que nous utilisions ou que nous avons utilisés pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement en tout temps lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour traiter vos renseignements personnels. Toutefois, cela n’aura aucune incidence sur la licéité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Nous joindre ». Veuillez noter qu’il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de donner pleinement suite à votre demande, par exemple si cela portait atteinte à l’obligation de confidentialité que nous avons envers autrui ou si nous sommes légalement autorisés à traiter la demande d’une autre manière.

Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part

Nous pourrions avoir besoin de vous demander des renseignements précis afin de nous aider à confirmer votre identité et à nous assurer que vous avez le droit d’exercer l’un ou l’autre des droits susmentionnés. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pourrions également communiquer avec vous pour vous demander des renseignements supplémentaires relativement à votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour exercer ces droits. Toutefois, nous pourrions facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement non fondée, répétitive ou excessive. Nous pourrions également refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Délai de réponse

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai de 30 jours. Il pourrait à l’occasion nous falloir plus de temps pour répondre lorsque les lois applicables le permettent, si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez présenté un certain nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous en aviserons et vous tiendrons informé.

Plaintes

Vous avez le droit de déposer une plainte en tout temps auprès de l’organisme de réglementation de votre pays en matière de protection des données (« Organisme de réglementation »). Nous apprécierions toutefois d’avoir l’occasion de traiter vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l’Organisme de réglementation; veuillez donc communiquer avec nous en premier lieu.

La présente Politique est à jour en date de la Date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus. Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique pour l’adapter à tout changement technologique ou juridique, pour l’ajuster afin de refléter les modifications apportées au Site Web ou à toute autre fin. Toutes les mises à jour de notre Politique seront publiées sur la présente page ou autrement portées à votre attention si la loi applicable l’exige.

Nous avons nommé un responsable mondial de la protection des renseignements personnels (« Responsable de la protection des renseignements personnels ») chargé de superviser les questions relatives à la présente Politique. Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique, y compris toute demande d’exercice de vos droits, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées indiquées ci-dessous :

Par courriel : privacyofficer@solotech.com; ou

Par la poste : 5200, rue Hochelaga, Montréal (Québec) H1V 1G3

À l’attention de : Service juridique – Responsable de la protection des renseignements personnels de Solotech

Si vous souhaitez vous désabonner de nos messages électroniques commerciaux, veuillez envoyer un courriel à cet effet à l’adresse marketing@solotech.com.